Llegan los recibos de sueldo digitales



Una década después de aprobarse la Ley de Firma Digital, el Ministerio de Trabajo avanza en las autorizaciones para emitir comprobantes virtuales.

La liquidación de sueldos y su entrega a los empleados, la más antigua actividad que llevaban adelante los departamentos de Recursos Humanos, ya no es lo que era. Con la autorización del ministerio de Trabajo, a través de nueva normativa actualizada este año, las empresas pueden ahora entregar los recibos de sueldo en forma digital, con todos los beneficios de costos que eso trae. Aunque las grandes firmas entregan copias digitales desde 2002, cuando se reglamentó la ley de Firma Digital, recién desde mayo pasado están autorizadas a contar sólo con el soporte digital como válido. La buena nueva, sin embargo, implica algunos de-safíos burocráticos y tecnológicos, explicados a Management por expertos.

La última novedad regulatoria fue, en mayo, la Resolución 602 de la Secretaría de Trabajo, que fija pautas sobre vigencia de certificados y aprueba los formularios con carácter de declaración jurada que deberán presentarse para la autorización del sistema de recibos de sueldos digital. Con estas definiciones, se dieron las condiciones entonces para que las empresas puedan abandonar el uso del papel con todas las ventajas que ello trae aparejado, explica Romina Muhape, responsable de Outsourcing de Nómina de la consultora Crowe Horwath. Aunque es necesario hacer una inversión en procesos, los beneficios están a la vista: Desde ahorro de tiempo operativo, espacio físico de archivo hasta la contribución al medio ambiente, añade.
El cambio, en rigor, comenzó a aplicarse en forma gradual, en 2011, con la resolución 1455/2011, que reglamentó el régimen de autorización a los empleadores que optaran por emitir recibos de sueldo de forma digital, en reemplazo del papel.

Luego, detalla Muhape, la Resolución 1362/2012; el Ministerio de Trabajo añade algunos requisitos para el empleador, como su inscripción ante la AFIP y el requisito de firma digital. Este es el principal desafío para las empresas, en especial, las más chicas, ya que requieren contratar sistemas para que se emitan certificados digitales, que verifiquen el contenido del archivo y su firma por parte de empleador y empleado. Hoy, ya hay muchas empresas y organismos que ponen a disposición del empleado la consulta e impresión del recibo por parte del empleado, pero en la gran mayoría de los casos no se trata de un recibo digital aún, explican desde la consultora. Ahorrar costos en papel, impresión, distribución y almacenamiento de recibos atrae cada vez a más compañías y, por eso, existe un mercado creciente de empresas destinadas a facilitar el trabajo de despapelización. Una de ellas es Cardinal Systems, cuyo presidente, Javier Outeiral, explica a Management que la ley vigente autoriza cuatro tipos de metodologías. Sugerimos la firma digital, que es la única que tiene respaldo de la ley para reemplazar a la firma holográfica. Evita así conflictos en caso de juicio, ya que el que repudia la firma tiene que demostrar que no es válida. La firma, como otras, ofrece los recibos en este formato, así como la totalidad del legajo en forma digital. Los recibos son así una puerta de entrada ideal para la despapelización total de la gestión de los RR.HH., nos permite ofrecer soluciones como un Portal de Gestión Documental para administrar el ciclo de vida de cualquier documento de una organización con cualquier plataforma de firma, destaca el ejecutivo. Outeiral destaca que la principal barrera de entrada es la autorización del Ministerio de Trabajo y, luego, la notificación presencial de la empresa al empleado. Esta tarea también puede ser delegada, lo que es conveniente en firmas expandidas en el territorio. En el aspecto tecnológico, la clave es la administración de los certificados digitales, añade. Existen tres tipos de token: físico, alojado en la PC y el virtual. Este último es el más conveniente, ya que permite a los empleados firmar el registro, incluso, desde un teléfono celular.

Soluciones tecnológicas
Ahorrar costos en papel, impresión, distribución y almacenamiento de recibos atrae cada vez a más compañías y, por eso, existe un mercado creciente de empresas destinadas a facilitar el trabajo de despapelización. Una de ellas es Cardinal Systems, cuyo presidente, Javier Outeiral, explica a Management que la ley vigente autoriza cuatro tipos de metodologías. Sugerimos la firma digital, que es la única que tiene respaldo de la ley para reemplazar a la firma holográfica. Evita así conflictos en caso de juicio, ya que el que repudia la firma tiene que demostrar que no es válida. La firma, como otras, ofrece los recibos en este formato, así como la totalidad del legajo en forma digital.

Los recibos son así una puerta de entrada ideal para la despapelización total de la gestión de los RR.HH., nos permite ofrecer soluciones como un Portal de Gestión Documental para administrar el ciclo de vida de cualquier documento de una organización con cualquier plataforma de firma, destaca el ejecutivo. Outeiral destaca que la principal barrera de entrada es la autorización del Ministerio de Trabajo y, luego, la notificación presencial de la empresa al empleado. Esta tarea también puede ser delegada, lo que es conveniente en firmas expandidas en el territorio.

En el aspecto tecnológico, la clave es la administración de los certificados digitales, añade. Existen tres tipos de token: físico, alojado en la PC y el virtual. Este último es el más conveniente, ya que permite a los empleados firmar el registro, incluso, desde un teléfono celular.

Fuente: cronista.com