Una década después de aprobarse la Ley de Firma
Digital, el Ministerio de Trabajo avanza en las autorizaciones para emitir
comprobantes virtuales.
La liquidación de sueldos y su entrega a los
empleados, la más antigua actividad que llevaban adelante los departamentos de
Recursos Humanos, ya no es lo que era. Con la autorización del ministerio de
Trabajo, a través de nueva normativa actualizada este año, las empresas pueden
ahora entregar los recibos de sueldo en forma digital, con todos los beneficios
de costos que eso trae. Aunque las grandes firmas entregan copias digitales
desde 2002, cuando se reglamentó la ley de Firma Digital, recién desde mayo
pasado están autorizadas a contar sólo con el soporte digital como válido. La
buena nueva, sin embargo, implica algunos de-safíos burocráticos y
tecnológicos, explicados a Management por expertos.
La última novedad regulatoria fue, en mayo, la
Resolución 602 de la Secretaría de Trabajo, que fija pautas sobre vigencia de
certificados y aprueba los formularios con carácter de declaración jurada que
deberán presentarse para la autorización del sistema de recibos de sueldos
digital. Con estas definiciones, se dieron las condiciones entonces para que
las empresas puedan abandonar el uso del papel con todas las ventajas que ello
trae aparejado, explica Romina Muhape, responsable de Outsourcing de Nómina de
la consultora Crowe Horwath. Aunque es necesario hacer una inversión en
procesos, los beneficios están a la vista: Desde ahorro de tiempo operativo,
espacio físico de archivo hasta la contribución al medio ambiente, añade.
El cambio, en rigor, comenzó a aplicarse en forma
gradual, en 2011, con la resolución 1455/2011, que reglamentó el régimen de
autorización a los empleadores que optaran por emitir recibos de sueldo de
forma digital, en reemplazo del papel.
Luego, detalla Muhape, la Resolución 1362/2012; el
Ministerio de Trabajo añade algunos requisitos para el empleador, como su
inscripción ante la AFIP y el requisito de firma digital. Este es el principal
desafío para las empresas, en especial, las más chicas, ya que requieren
contratar sistemas para que se emitan certificados digitales, que verifiquen el
contenido del archivo y su firma por parte de empleador y empleado. Hoy, ya hay
muchas empresas y organismos que ponen a disposición del empleado la consulta e
impresión del recibo por parte del empleado, pero en la gran mayoría de los
casos no se trata de un recibo digital aún, explican desde la consultora.
Ahorrar costos en papel, impresión, distribución y almacenamiento de recibos
atrae cada vez a más compañías y, por eso, existe un mercado creciente de
empresas destinadas a facilitar el trabajo de despapelización. Una de ellas es
Cardinal Systems, cuyo presidente, Javier Outeiral, explica a Management que la
ley vigente autoriza cuatro tipos de metodologías. Sugerimos la firma digital,
que es la única que tiene respaldo de la ley para reemplazar a la firma
holográfica. Evita así conflictos en caso de juicio, ya que el que repudia la
firma tiene que demostrar que no es válida. La firma, como otras, ofrece los
recibos en este formato, así como la totalidad del legajo en forma digital. Los
recibos son así una puerta de entrada ideal para la despapelización total de la
gestión de los RR.HH., nos permite ofrecer soluciones como un Portal de Gestión
Documental para administrar el ciclo de vida de cualquier documento de una
organización con cualquier plataforma de firma, destaca el ejecutivo. Outeiral
destaca que la principal barrera de entrada es la autorización del Ministerio
de Trabajo y, luego, la notificación presencial de la empresa al empleado. Esta
tarea también puede ser delegada, lo que es conveniente en firmas expandidas en
el territorio. En el aspecto tecnológico, la clave es la administración de los
certificados digitales, añade. Existen tres tipos de token: físico, alojado en
la PC y el virtual. Este último es el más conveniente, ya que permite a los
empleados firmar el registro, incluso, desde un teléfono celular.
Soluciones
tecnológicas
Ahorrar costos en papel, impresión, distribución y
almacenamiento de recibos atrae cada vez a más compañías y, por eso, existe un
mercado creciente de empresas destinadas a facilitar el trabajo de
despapelización. Una de ellas es Cardinal Systems, cuyo presidente, Javier
Outeiral, explica a Management que la ley vigente autoriza cuatro tipos de
metodologías. Sugerimos la firma digital, que es la única que tiene respaldo de
la ley para reemplazar a la firma holográfica. Evita así conflictos en caso de
juicio, ya que el que repudia la firma tiene que demostrar que no es válida. La
firma, como otras, ofrece los recibos en este formato, así como la totalidad
del legajo en forma digital.
Los recibos son así una puerta de entrada ideal para la
despapelización total de la gestión de los RR.HH., nos permite ofrecer
soluciones como un Portal de Gestión Documental para administrar el ciclo de
vida de cualquier documento de una organización con cualquier plataforma de
firma, destaca el ejecutivo. Outeiral destaca que la principal barrera de
entrada es la autorización del Ministerio de Trabajo y, luego, la notificación
presencial de la empresa al empleado. Esta tarea también puede ser delegada, lo
que es conveniente en firmas expandidas en el territorio.
En el aspecto tecnológico, la clave es la
administración de los certificados digitales, añade. Existen tres tipos de
token: físico, alojado en la PC y el virtual. Este último es el más
conveniente, ya que permite a los empleados firmar el registro, incluso, desde
un teléfono celular.